Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Fectro, KVK 42147445, btw-id NL005533334B61. Voor informatie of contact: info@fectro.nl.

Fectro bepaalt voor welke doelen en op welke manier persoonsgegevens op deze website worden verwerkt en is daarom de verwerkingsverantwoordelijke.

2. Gegevens uit de offertewizard

De wizard vraagt alleen gegevens die nodig zijn voor een eerste beoordeling, contact en een passend voorstel. Niet ieder veld is in iedere situatie zichtbaar.

Soort aanvraag

Particulier of zakelijk.

Gewenste dienst

De gekozen schoonmaakdienst of specialistische categorie.

Gewenste frequentie

Eenmalig, wekelijks, tweewekelijks, maandelijks of in overleg.

Locatie

Postcode en plaats. Het formulier vraagt op dit moment geen volledig straatadres.

Contact

Naam, e-mailadres en telefoonnummer.

Bedrijfsnaam

Alleen wanneer relevant voor een zakelijke aanvraag en niet altijd verplicht.

Toelichting

De optionele omschrijving die u zelf invoert over ruimtes, planning of aandachtspunten.

3. Automatisch vastgelegde gegevens

Na verzending maakt het systeem een uniek Fectro-referentienummer aan. Verder worden datum en tijd, de pagina van herkomst, aanvraagstatus, IP-adres, een beveiligde rate-limit-sleutel en beperkte browserinformatie opgeslagen.

De bevestiging dat u de privacyverklaring heeft gelezen wordt met een tijdstip geregistreerd. Dit is geen toestemming voor reclame.

4. Wat gebeurt er na verzending?

De aanvraag verschijnt als nieuwe lead in de beveiligde Fectro-admin-inbox. Een bevoegde beheerder kan de aanvraag openen, beoordelen, de status aanpassen en contact opnemen via het opgegeven e-mailadres of telefoonnummer.

Als Fectro de opdracht zelf uitvoert of de aanvraag na beoordeling aan een geschikte aangesloten schoonmaakorganisatie koppelt, kan de aanvraag worden toegewezen. Alleen gegevens die voor beoordeling, planning en uitvoering nodig zijn worden dan beschikbaar gemaakt.

Wordt de aanvraag een opdracht, dan kan vanuit de lead een klantrecord worden aangemaakt met contactgegevens, locatie en relevante notities. Een aanvraag wordt niet automatisch geaccepteerd: eerst volgt beoordeling en een voorstel.

5. Doelen en wettelijke grondslagen

Voor het behandelen van een offerteaanvraag en het voorbereiden van een overeenkomst baseren wij de verwerking op uw verzoek om vóór een overeenkomst stappen te nemen. Na aanvaarding gebruiken wij gegevens voor uitvoering van de overeenkomst.

Administratie en factuurgegevens verwerken wij vanwege wettelijke verplichtingen. IP-adres, browserinformatie, aanvraagbron en beveiligingsregistraties gebruiken wij op basis van ons gerechtvaardigde belang om spam, misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen.

Fectro gebruikt offertegegevens niet voor nieuwsbrieven of reclame zonder een afzonderlijke geldige keuze.

6. Geen automatische beslissing

De website bepaalt niet zelfstandig of een aanvraag wordt geaccepteerd, geweigerd, toegewezen of geprijsd. Een bevoegde persoon beoordeelt dienst, locatie, frequentie, toelichting, veiligheid en uitvoerbaarheid voordat een voorstel of vervolgactie wordt bepaald.

7. Gevoelige informatie

Plaats geen medische gegevens, strafrechtelijke informatie, identiteitsdocumenten of informatie over andere personen in het vrije tekstveld, tenzij Fectro die informatie na contact aantoonbaar nodig heeft en rechtmatig mag verwerken.

Bij specialistische reiniging kan veiligheidsinformatie noodzakelijk zijn. Wij beperken die informatie tot wat nodig is voor risico-inschatting en uitvoering. Onnodige gevoelige informatie wordt verwijderd of afgeschermd.

8. Wie kan de gegevens ontvangen?

Toegang is beperkt tot bevoegde Fectro-medewerkers en, wanneer noodzakelijk, een geselecteerde uitvoeringsorganisatie. Leveranciers voor hosting, e-mail, databasebeheer, IT-beveiliging, administratie en back-ups kunnen als verwerker technische toegang hebben onder passende afspraken.

Wij verkopen, verhuren of verhandelen persoonsgegevens niet. Wij verstrekken gegevens alleen wanneer dit nodig is voor de aanvraag of opdracht, u daar afzonderlijk geldig mee instemt, of een wettelijke verplichting of bevoegd bevel dit vereist.

9. Verwerking buiten Europa

Fectro kiest waar mogelijk leveranciers die binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Als een leverancier gegevens buiten de EER verwerkt, gebruiken wij een wettelijk overdrachtsmechanisme en passende aanvullende beveiligingsmaatregelen.

10. Bewaartermijnen

Een vrijblijvende aanvraag die geen opdracht wordt, bewaren wij maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Zo kunnen wij vragen opvolgen, misbruik onderzoeken en aantonen wat is aangevraagd.

Wordt de aanvraag een klant of opdracht, dan bewaren wij operationele gegevens zolang de klantrelatie loopt. Gegevens uit de financiële administratie bewaren wij in beginsel 7 jaar. Beveiligingsgegevens bewaren wij normaal maximaal 90 dagen, tenzij een concreet incident langer onderzoek vereist. Een afgesloten klachtdossier bewaren wij maximaal 2 jaar, tenzij een wettelijke procedure langer bewaren vereist.

11. Uw privacyrechten

U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en eerder gegeven toestemming intrekken.

Stuur uw verzoek naar info@fectro.nl. Vermeld voldoende informatie om de aanvraag te vinden, maar stuur niet direct een kopie van uw identiteitsbewijs. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om misbruik te voorkomen en reageren in beginsel binnen één maand.

12. Beveiliging

De website gebruikt versleutelde verbindingen, beveiligde HttpOnly-sessiecookies, CSRF-bescherming, invoervalidatie, een verborgen spamveld, verzendtijdcontrole, aanvraaglimieten, beperkte beheertoegang en beveiligingsheaders.

Geen beveiliging is volledig risicoloos. Bij een meldingsplichtig datalek informeert Fectro de Autoriteit Persoonsgegevens en, wanneer wettelijk vereist, de betrokken personen.

13. Vragen of een klacht

Voor vragen of de uitoefening van uw rechten kunt u contact opnemen via info@fectro.nl. Bent u niet tevreden over onze afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wanneer het formulier, de adminomgeving, ontvangers of doeleinden veranderen, passen wij deze privacyverklaring aan. De datum bovenaan laat zien welke versie van toepassing is.

15. Google Analytics

Als u statistische cookies toestaat, gebruikt Fectro Google Analytics 4 om geaggregeerd inzicht te krijgen in bezochte pagina’s, verkeersbron, apparaattype, browser, globale regio en interacties op de website. Hiermee verbeteren wij navigatie, formulieren en inhoud.

Google Analytics wordt niet geladen voordat u toestemming geeft. Fectro schakelt advertentiepersonalisatie uit en gebruikt Analytics niet om zelfstandig besluiten over aanvragen te nemen. U kunt uw keuze altijd wijzigen via Cookie-instellingen in de footer.